Traitement des données et responsabilité

Nous entendons par « traitement » toute opération réalisée avec des données à caractère personnel, comme la collecte, la sauvegarde, la conservation, la consultation, l’utilisation, la communication par diffusion, la suppression, l’archivage ou la suppression de ces données.

Aquilae est responsable du traitement de vos données à caractère personnel. Toute question à ce sujet peut être envoyée par courrier à l’adresse Ottergemsesteenweg Zuid 808 B/bus 109, 9000 Gand ou par voie électronique à l’adresse e-mail indiquée au bas de cette page.

Quelles données à caractère personnel traitons-nous ?

On entend par « données à caractère personnel » toute information relative à une personne physique identifiée ou identifiable.

Les données à caractère personnel que nous traitons sont les données que vous nous communiquez, telles que les données d’utilisateur (par exemple : nom, prénom, sexe, langue, adresse, numéro de téléphone, adresse e-mail, âge, numéro de compte bancaire et données similaires, copie de votre carte d’identité, hobby), les données de localisation si d’application et les données que nous recevons lorsque vous utilisez nos services (par exemple fréquence des visites sur nos sites web).

Nous ne prenons des décisions sur la base de données traitées automatiquement que si cela est nécessaire à la conclusion ou à l’exécution d’un contrat (lors de l’octroi d’un crédit par exemple) ou si vous y avez consenti.

Nous ne traitons pas de données dites « sensibles » telles que les données relatives, par exemple, à votre origine raciale ou ethnique, vos convictions politiques, religieuses ou philosophiques, votre vie et/ou votre orientation sexuelle et votre santé (N.B. la liste n’est probablement pas exhaustive). Si nous devons être contraints de traiter ces données, nous ne le ferons qu’avec votre consentement explicite et à des fins qui vous ont été précisées au préalable, ou si le traitement est nécessaire dans le cadre du droit du travail, de la sécurité sociale, de la médecine préventive ou de la médecine du travail.

À quelles fins et sur quelle base utilisons-nous les données que vous nous communiquez ?

Nous utilisons les données personnelles que vous nous communiquez à des fins diverses telles que:

  • dans le cadre de la gestion de notre relation contractuelle et des services qui en découlent (par exemple, l’utilisation de vos coordonnées téléphoniques pour vous informer ou pour améliorer nos produits et nos services, entre autres en demandant un feed-back par le biais d’enquêtes de satisfaction) ;
  • aux fins pour lesquelles vous nous avez donné votre consentement (par exemple, l’utilisation de votre adresse e-mail si vous avez choisi de recevoir des lettres d’information concernant nos produits par ce canal) ; la réalisation d’analyses statistiques (par exemple, l’utilisation de vos données anonymisées pour étudier la fréquence des visites de nos lieux de travail) ;
  • pour se conformer aux obligations légales ou aux réglementations auxquelles nous sommes soumis ;
  • lorsque nous avons un intérêt légitime à les traiter, entre autres dans le cadre de la prévention et de la lutte contre la fraude, tout en veillant à maintenir un équilibre entre cet intérêt et le respect de la vie privée ;
  • de manière pseudonyme à des fins commerciales sans que les données soient liées à votre personne.

Nous pouvons être amenés à transférer vos données au sein d’entreprises appartenant à Aquilae dans le cadre de la réalisation des objectifs susmentionnés.

Nous ne transmettons pas les données à des tiers, sauf :

  • aux membres du réseau de marques que nous distribuons ;
  • lorsque nous sommes légalement tenus de le faire (par exemple, à la Centrale des crédits de la Banque nationale lors de l’octroi d’un crédit) ;
  • lorsque nous sommes légalement autorisés à le faire (par exemple, lors du transfert de nos droits et obligations en cas de cession de créances) ;
  • aux sous-traitants si c’est nécessaire à l’exécution de nos services (par exemple, l’archivage électronique des factures) ;
  • pour les mettre à jour (notification à Bpost lorsque le courrier est retourné en raison d’un changement d’adresse) ;
  • avec votre consentement préalable.

Si le traitement des données, y compris par le biais d’un sous-traitant, implique leur transfert en dehors de l’Union européenne, nous veillerons à ce que vos données soient protégées conformément à la législation européenne applicable.

Nous nous assurons que tout tiers auquel nous transférons vos données les traitera en toute sécurité, tout comme nous le faisons, en prenant les mesures nécessaires pour les protéger.

Comment protégeons-nous vos données et combien de temps les conservons-nous ?

Nous prenons toutes les mesures techniques et organisationnelles nécessaires pour protéger vos données à caractère personnel. Vos données sont conservées aussi longtemps que nécessaire pour le traitement pour lequel elles ont été collectées.

La durée varie en fonction de l’objectif final, par exemple:

  • 7 ans pour les documents établis dans un cadre comptable/fiscal ;
  • 8 ans après la fin de la relation contractuelle pour les preuves conservées dans le cadre de dossiers de litiges ;
  • 8 ans après l’exécution d’une action commerciale restée sans suite.

Parfois, le délai peut être plus long, par exemple pour nous conformer à nos obligations légales ou en cas de litige. À la fin de la période de conservation, les données à caractère personnel sont anonymisées, supprimées ou rendues inutilisables.

Quels sont vos droits?

Les données à caractère personnel que nous collectons/que vous nous communiquez sont soumises aux droits suivants :

  • Droit d’accès à et de transférabilité de vos données. Vous avez le droit d’accéder à vos données à caractère personnel. Vous avez le droit d’obtenir la confirmation que vos données sont traitées ou non, ainsi que d’être informé des fins auxquelles nous les traitons, du type de données traitées, des personnes auxquelles les données sont communiquées et de la durée de conservation de ces données. Vous avez également le droit de recevoir une copie des données à caractère personnel que vous nous avez communiquées et de les transférer ou de les faire transférer par nos soins à un autre responsable du traitement.
  • Droit à la correction/suppression – droit d’être oublié. Vous avez le droit de demander la rectification de vos données à caractère personnel si vous constatez que celles-ci sont incorrectes ou incomplètes. Vous avez également le droit de demander que vos données à caractère personnel soient supprimées lorsqu’elles ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été collectées. Si vous avez donné votre consentement pour le traitement de vos données, vous avez la possibilité de retirer ce consentement à tout moment.
  • Droit d’opposition à l’utilisation des données à des fins de marketing. Vous avez le droit de vous opposer, sans justification, au traitement de vos données à des fins de marketing direct ou de prospection.
  • Droit à la limitation du traitement. Vous avez le droit d’obtenir la limitation du traitement de vos données si vous contestez l’exactitude des données, si vous vous opposez à la suppression des données et demandez plutôt de limiter leur utilisation, ou si nous n’avons plus besoin des données pour le traitement mais que vous en avez encore besoin pour intenter, exercer ou étayer une action en justice.
  • Droit de déposer une plainte auprès de l’autorité de surveillance. Si vous le souhaitez, vous pouvez toujours vous opposer au traitement de vos données auprès de l’Autorité de protection des données (anciennement Commission de la protection de la vie privée) à l’adresse ci-dessous : Autorité de protection des données, rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles – commission@privacycommission.be

Les quatre premiers droits peuvent être exercés en nous contactant aux adresses mentionnées dans la section « Traitement des données et responsabilité ».

Coordonnées de notre Data Protection Officer

Afin de garantir la conformité de notre traitement des données à caractère personnel avec la réglementation en vigueur, un Data Protection Officer a été désigné. Vous pouvez le contacter à l’adresse e-mail suivante :

info@aquilae.be